労働条件通知書と雇用契約書の違いとは？兼用の可否・2024年改正の記載事項まで解説

雇用契約書と労働条件通知書は、名前が似ているうえに記載内容も重なるため、「どう違うのか」「両方いるのか」と迷いやすい書類です。

結論から言うと、労働条件通知書は労働基準法で交付が義務づけられた書類であり、雇用契約書は双方の合意を証明する任意の書類という違いがあります。

役割を取り違えたまま運用すると、法律違反や「言った・言わない」のトラブルを招きかねません。

本記事では、両者の違いと兼用の可否、2024年4月の法改正で追加された記載事項、作成の流れまでをまとめて解説します。

労働条件通知書と雇用契約書の概要

採用時に交わす書類として、労働条件通知書と雇用契約書があります。2つは記載内容が重なるため混同されがちですが、法的な位置づけはまったく別物です。

まずはそれぞれの意味と役割、そして両者の決定的な違いを整理していきます。

労働条件通知書とは｜企業が従業員の採用時に渡す労働条件を記載した書類

労働条件通知書とは、従業員を雇うときに、賃金や労働時間などの働くルールを明示するための書類です。労働基準法（第15条第1項）で、労働契約を結ぶ際の労働条件の明示が企業に義務づけられています。

ポイントは、書類の名称ではなく中身です。たとえ通知書を発行していても、法律で定められた項目が抜けていれば違法とみなされます。

明示すべき内容は労働基準法施行規則で決まっており、会社が自由に取捨選択できるものではありません。特に重要な項目は、原則として書面での交付が必要です。

なお、労働者が希望した場合はメールなどの電子的な通知も認められています。

雇用契約書とは｜企業と労働者の間で労働条件に合意したことを証明する書類

雇用契約書とは、企業と従業員がお互いに雇用の条件へ合意したことを証明する契約書です。民法（第623条）では、従業員が働くこと、企業が報酬を支払うことに合意して雇用契約が成立します。

合意の内容を明文化して争いにならないようにしておくのが雇用契約書の役割です。労働条件通知書との違いは、合意の有無にあります。

通知書は会社から従業員への一方的な明示ですが、雇用契約書は双方が署名・捺印して交わす契約です。法律上、雇用契約書の作成は義務ではありませんが、「そんな条件は聞いていない」というトラブルを防ぐため、実務では作成するのが一般的です。

最近は、通知書と契約書を1枚にまとめた労働条件通知書兼雇用契約書の形で、双方の署名を残すケースも増えています。

【関連記事】雇用契約書がない場合のトラブル事例４つと企業のリスク

労働条件通知書と雇用契約書の違い

両者の違いは、契約内容を明示するための書類か、合意内容を記録化するための書類かという点にあります。労働条件通知書は労働基準法にもとづく企業の義務である一方、雇用契約書は合意を証明するために任意に作成される書類です。

発行しなくても契約自体は成立する点が、通知書とは大きく異なります。具体的な違いは、次の5つの軸で整理できます。

比較項目	労働条件通知書	雇用契約書
役割・目的	会社が労働者へ労働条件を明示する	双方が労働条件への合意を確認する
法律上の義務	発行義務あり（怠ると違法）	発行義務なし（なくても契約は成立）
関連する法律	労働基準法（第15条）	民法（第623条）
記載項目	絶対的明示事項の定めがある	法的な必須項目はない
署名・押印	一方的な通知のため不要	合意の証明のため双方に必要

雇用契約書・労働条件通知書を両方発行すべき理由

労働条件通知書と雇用契約書は、役割が違うため、両方の機能が必要です。効率よく用意するなら、2つを1枚にまとめた労働条件通知書兼雇用契約書がおすすめです。

労働条件通知書と雇用契約書は、記載内容の大半が重なります。別々に発行すると手間が増えるうえ受け取る側も混乱しがちですが、一本化すれば明示義務と合意の証明を1枚で同時に満たせます。

なお、兼用にする場合は2つのポイントを必ず押さえてください。まず1つ目は、義務項目の網羅です。絶対的明示事項などにひとつでも漏れがあると、兼用でも違法になるため注意が必要です。

続いて2つ目は、署名・捺印欄の設置です。契約書としての効力を持たせるために、会社と従業員の双方が署名・捺印できる欄が必要となります。

労働条件通知書は会社が明示義務を果たした証拠、雇用契約書は双方が合意した証拠であり、1枚でこの両方を残せるのが兼用書面にする強みです。

労働条件通知書・雇用契約書に記載すべき基本事項

労働条件通知書・雇用契約書に明示すべき労働条件は、「絶対的明示事項」と社内に制度がある場合に記載する「相対的明示事項」の2種類に分けられます。

具体的に記載すべき基本項目は、次のとおりです。

絶対的明示事項

労働契約の期間（有期か無期か） 有期契約の更新基準（更新の有無・判断基準） 就業場所・従事する業務（入社直後の場所と仕事） 就業場所・業務の変更の範囲 有期契約の更新上限の有無 始業・終業時刻、残業の有無、休憩時間、休日・休暇、交代制のルール 賃金の決定・計算・支払方法、締め日・支払日 退職に関する事項（解雇の事由、定年制など）

相対的明示事項

退職手当の決定・計算・支払方法、支払時期 賞与など臨時の賃金、各種手当 労働者に負担させる食費・作業用品など 安全・衛生に関する事項 職業訓練に関する事項 災害補償、業務外の傷病扶助 表彰・制裁の種類と事由 休職に関する事項

特に2024年4月に義務化された変更の範囲・更新上限は、対応漏れが起きやすいポイントです。チェックリスト化して、ひとつずつ確認していきましょう。

2024年4月の法改正で労働条件通知書の記載事項が拡大された

2024年4月の法改正によって、労働条件通知書に明示すべき事項が追加されました。新たに加わったのは、「就業場所・業務の変更の範囲」「有期契約の更新上限」「無期転換の機会と条件」の3点です。

いずれも雇用契約の透明性を高め、労働者が自分の権利や将来のキャリアを見通せるようにするための項目です。この3つは、対象となる労働者や明示するタイミングがそれぞれ異なります。

次の章で、ひとつずつ具体的に確認していきましょう。まずは、自社の通知書・雇用契約書のフォーマットが改正に対応しているか、点検の準備を進めておくと安心です。

2024年法改正で新たに定められた3つの記載事項

続いて、2024年4月の改正で追加された3つの記載事項を解説します。具体的には、次のとおりです。

就業場所・業務の変更の範囲 契約更新の上限の有無・内容 無期転換申込機会・無期転換後の労働条件

それぞれ「誰が対象か」「いつ明示するか」が異なるため、順番に確認していきましょう。

①就業場所・業務の変更の範囲

全ての労働者との契約時、および有期契約の更新時には、就業場所・業務内容の将来の変更範囲まで明示する必要があります。将来の配置転換や転勤の可能性をあらかじめ示せば、労働者が見通しを持って働けるようになり、入社後のミスマッチを防げます。

明示するのは、2つのフェーズです。1つ目は、雇用・更新の直後に配属される就業場所と、従事する業務内容です。

2つ目は、異動や組織改編で最終的にどこまで変わり得るかという将来の変更範囲です。たとえば、転勤の有無・職種変更の可能性・限定職か総合職かなどが該当します。

目先の業務だけでなく、将来の異動範囲まで書き添えておきましょう。

②契約更新の上限の有無・内容

有期労働契約を結ぶ・更新する際は、更新の基準と更新回数・通算期間の上限の有無と内容を明示する必要があります。自分の雇用がいつまで続くのかを労働者が把握できれば、安心してキャリアプランを立てられます。

明示のタイミングは、契約締結時と毎回の更新時です。更新の基準では、どのような基準で更新を判断するかを示します。

更新上限では、「最大〇回まで」「最長〇年まで」といった上限の有無と条件を示します。途中から上限を新設・短縮する場合は、労働者にとって不利益な変更とみなされ、書面に記すだけでなく、事前に理由や内容を直接説明することが求められます。

将来的なトラブルを避けるためにも、更新ルールは毎回正確に伝えましょう。

③無期転換申込機会・無期転換後の労働条件

通算5年を超えて働く有期契約労働者に無期転換申込権が発生するタイミングで、企業は転換の案内・申込方法・転換後の労働条件を明示する義務があります。労働条件を明確にすれば認識のズレを防ぎ、労働者が安定した無期雇用へスムーズに移行できます。

無期転換申込権とは、有期契約が通算5年を超えたとき、労働者が無期契約への転換を申し込める権利です。明示すべきは、無期転換を申し込める旨のアナウンス・具体的な申込手続き・転換後の労働条件の3点です。

あわせて、無期転換者の待遇をほかの労働者とどうバランスを取ったかの説明も求められるため、まずは通算5年を迎える従業員をリスト化しておきましょう。対象者を早めに把握しておけば、通知のタイミングを逃さずに済みます。

【関連記事】雇い止めとは？解雇や契約満了との違い、無効になる基準や会社都合の条件を解説

労働条件通知書と雇用契約書を作成するときの流れ

労働条件通知書・雇用契約書は、思いつきで作ると記載漏れや認識のズレが起きがちです。採用目的の整理から運用ルールの決定まで、順を追って準備すると失敗を防げます。

ここでは、作成の基本的な流れを3つのステップで見ていきましょう。

①採用目的を明確に決める

適切なフォーマットを用意するには、選考の段階から、どんな雇用形態で、どの仕事に就いてもらうのかを明確にすることが大切です。記載事項は、雇用形態や勤務時間、業界のルールによって変わります。

面接で伝えた内容と契約書がズレると、入社後のミスマッチにつながるおそれがあるため注意が必要です。特に、次の3点を固めておきましょう。

正社員・契約社員・パートなどの雇用形態の確定 面接官が伝える仕事内容・勤務時間と、書面の労働条件の一致 夜勤や転勤の可能性など、業界・職種のルールの反映

選考前に採用枠の中身を十分に定義しておくのが、労働条件通知書と雇用契約書を作成するうえでの第一歩です。

②従業員の雇用条件を検討する

採用目的が決まったら、具体的な雇用条件を検討します。決めるべき項目は、前章の「記載すべき基本事項で挙げた絶対的明示事項と相対的明示事項」がベースになります。

それぞれの項目をひとつずつ埋めていくと、抜け漏れを防げます。特に有期契約の場合は、更新上限や就業場所・業務の変更範囲など、2024年改正で追加された項目の記載を忘れないよう注意が必要です。

決めた内容は、自社の就業規則と食い違いがないか、必ず照らし合わせて確定させましょう。給与テーブルや手当の規定、休日カレンダーなど、既存のルールと矛盾がないかをひとつずつ確認するのがポイントです。

③運用および管理フローを社内で検討する

書類を作った後は、記載漏れや紛失を防ぐため、作成から提示・回収・保管までの運用フローをルール化しておきましょう。労働条件通知書兼雇用契約書は、会社が義務を果たした証拠であり、双方が合意した証拠でもある重要書類です。

運用が曖昧だと、紛失や不備が深刻な労務トラブルに発展しかねないため注意が必要です。具体的に決めておきたい運用ポイントは、次のとおりです。

決めるポイント	具体的な検討内容
書類の管理者	発行・進捗管理・保管の責任者を明確にする
口頭で確認する内容	基本給と手当の内訳、残業代の仕組み、異動範囲、更新上限を直接説明する
渡すタイミング	内定時など、いつ提示するかを固定化。入社当日の交付は避ける
署名・捺印の有無	契約書として扱う場合、双方の署名・捺印（電子署名可）を全社で統一
回収方法	郵送・電子契約・持参など、回収ルートと期限を決める
保管場所	施錠キャビネットや権限を絞ったクラウドで、法定期間保管する

担当者が変わってもミスなく回せるよう、運用マニュアルにまとめておくと安心です。

労働条件通知書を取り扱うときの注意点

労働条件通知書は、原則として書面での印刷・交付が必要ですが、2019年4月以降、一定の条件を満たせばメールなどの電子的な交付も可能になりました。ただし、発行方法によって押さえるべき実務ルールや注意点が存在します。

具体的にみていきましょう。

労働条件通知書は必ず入社が確定したときに交付する

交付のタイミングは、実際に働き始める入社日ではなく、原則として労働契約を結ぶときです。労働基準法第15条で「労働契約の締結に際し」明示すると定められています。

内定を出して承諾を得たときなどが、代表例にあたります。多くの場合、内定承諾の時点で労働契約は成立するため、内定を出す段階での交付が理想的です。

入社初日に初めて渡すケースも見られますが、その場では条件をじっくり確認できず事前の条件確認が不十分となってトラブルを招きかねないので注意が必要です。あらかじめ書面で示しておけば、労働者も落ち着いて内容を検討でき、安心して働き始められます。

労働契約の締結時に、必ず交付しましょう。

電磁的交付は労働者の希望がある場合のみとする

労働条件の明示は、原則として紙の書面を手渡すか、郵送する必要があります。メールやLINE、社内システムなどの電磁的交付も可能ですが、労働者が希望した場合に限られる点に注意が必要です。

会社都合で一方的にメールだけで済ませることは認められません。また、電磁的交付を選ぶ場合でも、労働者が印刷して書面として保存できる形式であることが条件です。

画面表示のみで出力できない方法は、要件を満たしません。導入前には、電子での受け取りでよいか本人の意向を確認し、記録に残しておくと安心です。

希望の有無は、書面やメールで記録に残しておくのが確実です。受け取り方法をめぐる「言った・言わない」を避けられます。

雇用形態に応じた特有の記載漏れに注意する

正社員だけでなく、パートやアルバイト、契約社員を雇う場合も交付は必須です。特に有期雇用では、契約期間や更新の有無・判断基準に加え、法改正による更新上限の有無、就業場所・業務の変更範囲といった特有の必須項目があります。

パート・アルバイトの場合は、昇給・退職手当・賞与の有無や、相談窓口の明示も追加で求められます。必須項目がひとつでも漏れると、それだけで明示義務違反となり、罰則の対象になるため注意が必要です。

雇用形態ごとに書くべき項目が異なるため、フォーマットを使い分けるか、チェックリストで抜け漏れを防ぐ運用方法をおすすめします。雇い入れのたびに、対象者に応じた項目をひとつずつ点検する運用にしておくと安心です。

【関連記事】パートタイマーにも雇用契約書が必要になる理由と正社員との違い

雇用契約書・労働条件通知書についてお困りの方は弁護士への相談がおすすめ

記載漏れや法的な不備に不安があるなら、労務問題に詳しい弁護士へ早めに相談するのがおすすめです。弁護士の力を借りれば、最新の法改正に則った適法な書面を設計でき、未払い残業代や雇い止めといった重大なトラブルを未然に防げます。

弁護士は、変更の範囲や更新上限などの複雑化した明示事項を漏れなく反映した書類を作れます。また、シフト制・変形労働時間制・リモートワークなどの自社特有の働き方に合った契約条項を設計してくれるのもメリットです。

また、もし労働者との認識のズレが生じても会社の代理人として直接交渉を進めてくれます。示談や訴訟の代理は、社労士にはできない弁護士独自の業務です。

書類の運用フローを組み立てる初期段階から関わってもらうと、後々のリスクを大きく減らせます。

【関連記事】【企業側】労働問題を弁護士に相談すべき理由と費用相場と選び方！弁護士選びに役立つチェックリスト付き！

労働契約に強い弁護士探しには「企業法務弁護士ナビ」がおすすめ

「どの弁護士に頼めばいいかわからない」という方には、「企業法務弁護士ナビ」がおすすめです。企業法務弁護士ナビとは、企業法務を得意とする弁護士を地域・分野・業種から検索できるポータルサイトです。

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労働条件通知書と雇用契約書に関するよくある質問

最後に、労働条件通知書と雇用契約書についてよくある質問をまとめました。兼用の可否・印鑑の要否・交付のタイミングなど、実務で迷いやすいポイントを順に解説します。

Q1．労働条件通知書は雇用契約書の代わりになる？

本来の役割は異なりますが、労働条件通知書兼雇用契約書として1枚にまとめれば、両方の役割を持たせられます。労働条件通知書と雇用契約書は記載内容の大半が重なるため、兼用にすれば会社の事務負担も従業員の混乱も減らせます。

兼用書面として成立させる条件は、2つです。1つ目は、絶対的明示事項などの必須項目を1つも欠かさず記載することです。2つ目は、会社と従業員の双方が署名・捺印できる欄を設けることです。

通知書としての明示義務と、契約書としての合意の証明という点をカバーできれば、兼用書面として問題なく使えます。

Q2．労働条件通知書や雇用契約書には印鑑がいる？

労働条件通知書に署名・押印の義務はありませんが、雇用契約書には双方の署名または記名押印が必要です。労働条件通知書は会社からの一方的な明示であり、雇用契約書は双方が合意を証明する契約だからです。

労働条件通知書は、会社から労働者への一方的な通知であり、労働者や会社の署名・捺印までは義務づけられていません。一方の雇用契約書は、合意した証拠を残す書類であり、契約当事者である会社と従業員、双方の署名・記名押印が必要です。

兼用書面として使う場合は、契約書の性質にあわせて双方の署名・押印を揃えておきましょう。

Q3．労働条件通知書や雇用契約書はいつ渡すべき？

一般的には内定日または入社日ですが、労働条件通知書は労働契約を結ぶ時点までに明示する義務があります。労働基準法第15条第1項で「労働契約の締結に際し」明示すると定められており、労働者が納得したうえで契約できるようにするためです。

内定承諾で労働契約が成立するケースは多いため、内定を出す段階での交付が理想的です。入社当日の交付でも要件はギリギリ満たせますが、その場で条件がまとまらないと内定辞退や早期離職につながるおそれがあるため注意が必要です。

あらかじめ書面で示しておけば、労働者も冷静に判断でき、安心して働き始められます。

Q4．労働条件通知書や雇用契約書は電子化できるの？

労働条件通知書も雇用契約書も、どちらも電子化が可能です。電子契約サービスを使えば、法的な証拠力を保ったまま契約実務を効率化できます。

電子署名に対応したシステムなら、紙への署名・捺印と同等の有効性を確保でき、印刷や郵送の手間やコストも減らせます。タイムスタンプや電子署名を使えば、誰がいつ何に合意したかを改ざんできない形で残せる点も大きなメリットです。

ただし、会社の都合のみで一律に電子化はできません。労働条件通知書の電子交付は、労働者本人が希望した場合に限られるため、導入前に本人の意向を必ず確認しておきましょう。

Q5．労働条件通知書を交付していないとどうなるの？

義務づけられた労働条件通知書を交付しないと、行政指導や刑事罰の対象になるだけでなく、深刻な労務トラブルを招くおそれがあります。労働基準法第15条で、労働契約時の労働条件の明示は企業の義務とされており、守らなければ明白な法律違反とみなされます。

労働者の申告などで発覚すると、労働基準監督署から是正勧告を受け、体制の見直しと報告を求められるため注意が必要です。悪質な場合は、労働基準法第120条にもとづき30万円以下の罰金の対象です。

条件が書面に残らないと、聞いていた話と違うという紛争や損害賠償請求にもつながりかねません。

Q6．労働条件通知書や雇用契約書はアルバイト・パートにもいる？

パート・アルバイトの雇用時には、通常の明示事項に加えて4つの項目を追加で明示する義務があります。パートタイム・有期雇用労働法第6条で、正社員との処遇差が生じやすいパート・アルバイトには、特に重要な4項目の明示が義務づけられているためです。

追加で明示すべきは、次のとおりです。

昇給の有無 退職手当の有無 賞与の有無 雇用管理の相談窓口

パート・アルバイトは、勤務日数や時給、更新ルールをめぐる誤解が起きやすい働き方です。労働条件通知書兼雇用契約書で項目を確認し合い、本人の署名を回収する運用にしておくと安心です。

まとめ｜弁護士の力を借りて労働手続きをスムーズに進めよう

労働条件通知書は労働基準法で義務づけられた書類である一方、雇用契約書は民法に基づく合意の書類です。それぞれ役割は異なりますが、記載事項の多くが重なるため、実務では労働条件通知書兼雇用契約書として1枚にまとめる方法が広く使われています。

2024年4月の法改正では、「就業場所・業務の変更の範囲」「更新上限の有無」「無期転換の機会と条件」の3点が新たに明示事項に加わりました。フォーマットが改正に対応しているか、この機会に見直しておくと安心です。

しかし、法改正への対応や自社に合った書面設計は担当者だけで抱え込むと負担が大きいのも事実です。記載漏れや運用の不備に不安があれば、労務に強い弁護士へ早めに相談するのがおすすめです。

企業法務弁護士ナビなら、自社の課題に合った弁護士を検索して相談できます。安心して働ける環境づくりの第一歩として、初回無料相談を活用して専門家の力を借りてみてください。