能力不足を理由に退職勧奨はできる？適切な進め方と違法にならないための注意点

従業員の成績が上がらず、繰り返し指導しても改善が見られない場合、会社が退職勧奨を検討することがあります。

しかし、「能力不足だから辞めてほしい」と伝えるだけでは、円満な退職につながるとは限りません。進め方によっては、違法な退職強要やパワーハラスメントと評価され、損害賠償や労働審判などのトラブルに発展するおそれがあります。

能力不足を理由に退職勧奨をおこなうときは、求める能力と不足している事実を客観的に整理し、指導や教育、配置転換などによる改善の可能性を検討することが重要です。面談では従業員の自由な意思を尊重し、拒否された場合に説得を続けない対応も求められます。

本記事では、能力不足を理由とする退職勧奨の適法性、実施前に必要な対応、面談の手順、拒否された場合の対処法を企業側の視点から解説します。

能力不足を理由に退職勧奨はできる？

能力不足を理由に退職勧奨をおこなうこと自体は可能です。退職勧奨とは、会社が従業員に対し、合意による雇用契約の終了を提案することを指します。ただし、従業員には提案を断る自由があり、会社の判断だけで退職させることはできません。

なお、退職勧奨と解雇では、雇用契約を終了させる方法が異なります。

比較項目	退職勧奨	解雇
雇用終了の方法	会社が退職を提案し、従業員が同意して終了する	会社が一方的に雇用契約を終了させる
従業員の同意	必要	不要
従業員による拒否	自由に拒否できる	拒否だけで解雇を止めることはできないが、有効性を争える
主な法的リスク	退職強要 ハラスメント 合意の取消し・無効	解雇権濫用による無効 賃金請求 損害賠償
会社に求められる対応	自由な意思決定を妨げない提案と説明	客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性

能力不足を理由に解雇する場合は、労働契約法16条により「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」が必要です。一方、退職勧奨は合意による解決を目指す手続きですが、解雇の厳しい要件を避ける目的で同意を強要してよいわけではありません。

従業員が納得して退職を選べるよう、能力不足の事実、これまでの指導、提示する退職条件を丁寧に説明する必要があります。

能力不足を理由とした退職勧奨が違法な退職強要と判断される基準

退職勧奨が違法になるかどうかは、面談の回数だけで機械的に決まるものではありません。目的、発言内容、時間、頻度、場所、従業員の態度などを総合して、自由な意思決定を妨げたか、人格や名誉を不当に傷つけたかが判断されます。

違法と判断されるリスクが高いのは、次のような行為です。

従業員が明確に拒否した後も、短期間に何度も面談へ呼び出す 長時間にわたり退職への同意を迫る 「退職するまで面談を続ける」などと心理的な圧力をかける 「無能」「会社にいる価値がない」など、人格を否定する発言をする 大声を出す、机をたたく、複数の上司で取り囲む 本人の意思に反して自宅を訪問したり、家族へ退職の説得を求めたりする 応じなければ解雇や不利益な配置をすると決めつけて脅す

能力不足を理由に退職勧奨をおこなう前に必要な対応

能力不足を理由に解雇したい・辞めてほしいと感じる社員がいても、退職勧奨をいきなりおこなうのは避けましょう。

まず求める能力を明確にし、指導や改善の機会を与えたうえで、配置転換などによって雇用を続けられないか検討することが大切です。

具体的には、以下のステップを踏みましょう。

求める能力水準と能力不足の事実を明確にする 指導・注意・研修をおこない改善の機会を与える 配置転換・業務変更・降格で解決できないか検討する

なお、指導や配置転換の検討は、退職勧奨の一律の法的要件ではありません。ただし、本人の納得を得て紛争を防ぐために重要であり、その後に解雇を検討する場合は、これまでの対応が解雇の有効性を左右することがあります。

1．求める能力水準と能力不足の事実を明確にする

最初に、会社がその従業員へ求める能力と、現状との隔たりを具体的にします。「期待したほど働かない」「仕事ができない」といった抽象的な評価だけでは、本人が何を改善すべきかわかりません。

次のように、職務上の基準、実際の結果、業務への影響、確認資料を対応させて整理します。

確認項目	整理する内容の例
求める能力水準	月間処理件数や納期 誤りの許容範囲 必要な資格・知識 役職上の責任
現在の状況	処理件数 ミスの回数 納期遅延 顧客からの指摘 再作業の発生状況
業務への影響	顧客対応の遅れ 他の従業員の負担増加 損失 安全上の問題
根拠資料	人事評価 業務記録 メール 顧客対応履歴 面談記録 本人の報告書

評価基準は、雇用契約、職務記述書、就業規則、人事評価制度、採用時に説明した役割などと整合している必要があります。

担当者の主観や相性を能力不足の根拠にせず、同じ職務を担う従業員にも説明できる基準を用いましょう。

2．指導・注意・研修をおこない改善の機会を与える

能力不足が確認できたら、問題点を本人に伝え、改善に必要な指導や研修をおこないます。本人が不足を認識していない状態で突然退職を求めると、会社への不信感が強まりやすくなります。

改善指導では、目標、支援内容、確認期間、評価方法を具体的に決めることが大切です。

項目	設定例
改善課題	見積書の入力ミスを減らす 期限内に案件を完了させる
目標	1ヵ月間の誤入力を2件以内にする 納期遵守率を95％以上にする
会社の支援	マニュアルの提供 担当者による定期的な進捗確認 外部研修の受講
確認期間	3ヵ月間など、課題に応じた合理的な期間
評価方法	業務データ 確認テスト 上司との定期面談

改善しなければ退職勧奨を検討する可能性がある場合は、その旨を威圧的にならないよう説明します。指導の期間や内容は一律ではなく、職務の難易度、在籍期間、役職、会社の規模、能力不足の程度などを踏まえて設定しましょう。

能力不足と改善指導の経過を立証するために残すべき証拠

能力不足に関する記録は、結論だけでなく、いつ、何が起き、会社がどのように対応したかがわかる形で残します。

具体的には、以下のような証拠を残してください。

雇用契約書、労働条件通知書、職務記述書、就業規則 採用時に説明した職務・能力・役割に関する資料 人事評価表、業務実績、成績データ、ミスや遅延の記録 顧客からの苦情、社内からの報告、業務上の損害に関する資料 指導書、注意書、研修の受講記録、改善計画書 面談日時、参加者、説明内容、本人の回答を記載した面談記録 改善期間後の評価と、目標を達成できなかったことがわかる資料 配置転換、業務変更、降格などを検討した記録

あとからまとめて作成した記録は、信用性を疑われることがあります。指導や面談の都度、事実に沿って作成し、可能であれば本人にも内容を確認してもらいましょう。

本人が署名を拒んだ場合は、署名を無理に求めず、拒否された事実と同席者を記録します。

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3．配置転換・業務変更・降格で解決できないか検討する

退職勧奨をおこなう前に、配置転換、担当業務の変更、権限や役割の見直しなどによって雇用を続けられないか検討しましょう。

対応	検討するポイント
指導の継続	改善の可能性 必要な追加研修 指導担当者の変更
配置転換	空きポスト 本人の経験・適性 勤務地や職種の限定合意
業務変更	苦手な業務の切り分け 担当範囲の調整 支援体制
降格・役職変更	就業規則上の根拠 権限 賃金への影響 手続きの相当性
退職勧奨	改善・雇用継続の見込み 提示条件 本人の自由意思の確保

ただし、会社が一方的に職種や勤務地を変更できるとは限りません。職種限定・勤務地限定の合意がある場合や、降格に伴って賃金を引き下げる場合は、契約や就業規則上の根拠を確認する必要があります。

検討した代替案を採用できない場合は、その理由も記録しておきましょう。

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能力不足を理由に退職勧奨をおこなう手順と面談時の注意点

退職勧奨を実施するときは、担当者ごとに説明が変わらないよう、事前に会社の方針を統一します。

そのうえで面談で能力不足の事実と改善指導の経過を伝え、退職条件を提示し、本人に十分な検討時間を与えることが大切です。

面談の目的は、その場で退職届を書かせることではありません。会社の提案を正確に伝え、従業員が自分の意思で判断できる状態を作ることです。

以下では、面談の事前準備と面談時の注意点を解説します。

1．会社の方針・面談担当者・提示条件を決める

面談前に、退職勧奨をおこなう理由と会社の提案内容を以下のように整理します。

退職勧奨を検討する具体的な理由 能力不足を示す資料と改善指導の経過 配置転換などを検討した結果 面談担当者と記録担当者 希望する退職日 退職金、解決金、有給休暇、引継ぎ、再就職支援などの条件 回答期限と、拒否された場合の対応 面談場所、所要時間、面談回数の目安

人事部門だけでなく、現場の上司や経営層の認識もそろえておきましょう。担当者は必要最小限とし、従業員を大人数で取り囲まないようにします。

また、面談記録は事実を正確に残すために必要ですが、録音する場合はトラブルを避けるため、目的を説明して同意を得る運用を検討しましょう。

2．能力不足の事実と改善指導の経過を具体的に伝える

面談では、「能力がない」と評価だけを伝えるのではなく、求めていた水準、実際の業務結果、指導内容、改善状況を順序立てて説明します。トラブルを防ぐために、能力不足の事実を伝える際は以下のような説明は避けましょう。

避けたい説明	伝え方の例
「あなたは仕事ができない」	「この職務では月20件の処理を基準としていますが、直近3ヵ月は月8～10件でした」
「何度言っても直らない」	「〇月と〇月の面談で手順を確認し、研修も実施しましたが、同じ誤りが直近1ヵ月で5件ありました」
「周囲も迷惑している」	「再確認のため、ほかの担当者に月約15時間の追加作業が発生しています」
「会社には向いていない」	「現在の職務を続けることは難しいと判断し、合意退職を提案します」

本人の見解や反論を聞く時間を設けることも大切です。従業員から新しい事情が示された場合は、その場で否定せず確認してください。

病気や障害、育児・介護などが業務に影響している場合には、合理的配慮や休職制度など、別の法的・労務的な検討が必要になることがあります。

3．退職条件を提示して検討する時間を与える

退職勧奨の面談では、退職条件を具体的に提示します。退職条件を口頭だけで伝えると認識の違いが生じるため、提案書として渡す方法が適切です。

提示する主な項目は、次のとおりです。

退職日と最終出勤日 通常の退職金と、上乗せする解決金の有無・金額 未消化の年次有給休暇の取扱い 賞与、未払賃金、経費などの精算方法 引継ぎ、貸与品の返却、秘密保持 競業避止義務を設ける場合の範囲と期間 離職票に記載する離職理由 再就職支援や在籍証明書などの対応

退職金や解決金の上乗せ額に、法律上の一律の相場はありません。勤続年数、役職、紛争リスク、退職までの期間などを踏まえて決定します。

なお、初回面談で即答を求めず、家族や弁護士へ相談できる程度の検討期間を設けましょう。

4．本人の意思を尊重し、その場で回答を強要しない

従業員には退職勧奨を拒否する権利があります。「今日は結論を出せません」と言われた場合は回答期限を確認し、面談を終えましょう。その場で退職届へ署名させたり、帰宅を認めず説得を続けたりしてはいけません。

また、従業員が退職勧奨を明確に拒否したときは、同じ条件で面談を繰り返すことは避けてください。新しい退職条件を提示できる場合や、業務状況に重要な変化が生じた場合を除き、雇用を続ける前提の対応へ戻すことが基本です。

退職強要と判断されかねない面談でのNG発言・行動

面談の際は、以下のような表現に注意してください。これらの発言をしてしまうと、退職強要と判断されかねません。

NG発言・行動	適切な対応例
「同意しないなら必ず解雇する」	「今回は合意退職の提案です。応じるかどうかはご自身で判断できます」
「今日中に退職届を書け」	「提案書を持ち帰り、〇日までに回答してください」
「家族にも辞めるよう説得してもらう」	本人との面談に限定し、本人の承諾なく家族へ連絡しない
「無能」「給料泥棒」などと侮辱する	客観的な業務結果と改善指導の経過だけを説明する
拒否後も毎日呼び出す	明確な拒否があれば説得を止め、雇用継続措置へ戻る
退職に応じるまで仕事を与えない	業務上必要な指示を続け、不当な隔離や不利益取扱いをしない

言葉を丁寧にするだけでなく、面談の回数、長さ、参加人数、場所を適切に設定することも重要です。従業員が心理的に追い込まれるような状況を作らないようにしましょう。

5．退職に合意した場合は退職合意書を作成する

従業員が退職に同意した場合は、合意内容を退職合意書にまとめ、会社と従業員がそれぞれ保管します。一般的な退職届だけでは、解決金や有給休暇などの条件が明確にならないためです。

退職合意書には、退職日、退職理由、退職金・解決金、未払賃金の精算、有給休暇、引継ぎ、貸与品の返却、秘密保持などを記載します。清算条項を置く場合は、何を解決対象とするのかを明確にし、未払残業代などの権利を不当に放棄させる内容にならないよう注意が必要です。

署名を求める際も、本人が内容を理解し、自由な意思で合意したことが重要です。説明日と署名日を分ける、弁護士への相談を認めるなど、判断の機会を確保しましょう。

能力不足を理由とした退職勧奨を拒否された場合の対応

従業員が退職勧奨を拒否した場合、雇用契約はそのまま続きます。会社は直ちに解雇へ切り替えるのではなく、説得を止め、指導や配置転換などの雇用継続措置を進める必要があります。

退職勧奨を断ったこと自体を理由に、不利益な評価や懲戒処分をすることは避けましょう。以下では、能力不足を理由とした退職勧奨を拒否された場合の対応について、順に紹介します。

1．強引な説得を続けず面談を終了する

従業員が「退職しない」と明確に回答したときは、その意思を記録し、面談を終了します。

回答を変えさせるために長時間説得したり、翌日から繰り返し呼び出したりすると、退職強要と評価されるリスクが高まります。

会社としては、提案を拒否したことを確認し、今後は雇用を継続する前提で指導や業務命令をおこなう旨を伝えます。本人から条件について再度話したいとの希望があれば、改めて面談の機会を設けることは可能です。

2．指導・教育や配置転換などの雇用継続措置を続ける

退職勧奨が不成立になったあとも、能力不足の問題がなくなるわけではありません。

改善計画を見直し、指導、研修、業務量の調整、配置転換など、雇用を続けるための措置を実施しましょう。

また、この段階でも、目標と期間を明確にし、本人の達成状況を定期的に確認します。ただし、単に退職へ追い込む目的で達成困難な目標を設定したり、仕事を取り上げたりしてはいけません。

会社が支援した内容と本人の対応を客観的に残すことが重要です。

3．新たな条件提示や事情の変化がある場合に限り再提案を検討する

退職勧奨を一度拒否されたあとでも、会社が解決金を増額するなど条件を大きく見直した場合や、本人から再協議を求められた場合には、再度の提案を検討できます。また、改善期間を経ても重大な能力不足が続くなど、状況が変化した場合も同様です。

ただし、同じ理由と条件を繰り返し示すだけでは、実質的に退職を強要していると受け取られかねません。再提案の必要性、新しい条件、前回から変わった事情を整理し、面談回数を必要最小限にしましょう。

4．改善や合意が見込めない場合は最終手段として解雇を検討する

十分な指導や改善の機会を与え、配置転換なども検討したものの、雇用継続が困難な場合は、最終手段として普通解雇を検討することがあります。

解雇前には、少なくとも次の点を確認します。

就業規則や雇用契約に能力不足を理由とする解雇の根拠があるか 求める能力が明確で、能力不足が重大かつ客観的に確認できるか 指導・研修・警告と、合理的な改善期間を設けたか 配置転換、業務変更、降格などの回避措置を検討したか 改善の見込みが乏しく、雇用継続が困難といえるか 労働契約法16条の要件と、解雇予告などの手続を満たすか

解雇予告をおこない、または解雇予告手当を支払えば、能力不足による解雇が当然に有効になるわけではありません。

解雇の合理性・相当性は別に判断されます。解雇へ進む前に、労働問題を扱う弁護士へ相談しましょう。

【関連記事】従業員に不当解雇で訴えられたら？生じるコストと企業側の予防法および対処法を解説

雇用形態別｜能力不足を理由とする退職勧奨の注意点

能力不足の評価では、雇用形態、採用時に期待した役割、契約期間を考慮する必要があります。試用期間中や中途採用であっても、簡単に雇用を終了できるわけではありません。

以下では、能力不足を理由とした退職勧奨における注意点を、雇用形態別に整理します。

試用期間中の社員の場合

試用期間は、会社が従業員の適性を確認するための期間ですが、自由に解雇できる期間ではありません。判例上、試用期間付きの雇用契約は、会社に解約権が留保された労働契約と考えられています。本採用を拒否する場合も、採用後に判明した事情などに照らし、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる必要があります。

能力不足を判断するときは、試用期間中にどの仕事を任せ、どの基準で評価し、どのような指導をしたかを記録します。仕事に慣れるための期間を与えず、1回の失敗だけで退職を求めるのは避けましょう。

退職勧奨をおこなう場合も、本人が拒否できる点は本採用後と同じです。試用期間満了を理由に、自動的に雇用が終了するかのような説明をしてはいけません。

【関連記事】雇用契約書における試用期間の記載事項と条項例・注意点を解説

中途採用社員の場合

中途採用では、採用時に特定の経験、専門能力、管理職としての成果などを明示していることがあります。その場合、能力不足の判断では、採用時に合意した職務や期待水準が重要です。

一方、「即戦力として採用した」という会社側の認識だけで、十分な説明や指導を省略できるわけではありません。採用時の求人票、職務記述書、面接記録などから期待した能力を確認し、実際の業務結果との違いを具体的に示します。

高度な専門職として職務を明確に限定していたか、一般的な職種として採用したかによって、配置転換や教育訓練に求められる範囲も変わります。契約内容と会社の雇用慣行を踏まえて判断しましょう。

契約社員・パート社員の場合

有期契約の従業員に退職勧奨をおこなう場合も、本人の自由な意思による同意が必要です。契約期間の途中で会社が一方的に解雇するには、労働契約法17条により「やむを得ない事由」が必要で、無期契約の解雇よりも厳しく判断されます。

契約満了時に更新しない雇止めも、常に自由とは限りません。契約が反復更新されている場合や、本人に更新への合理的な期待がある場合には、労働契約法19条によって、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が求められることがあります。

「契約社員だから次回更新しなければよい」と安易に考えず、更新回数・通算期間・更新時の説明・契約書の内容などを確認しましょう。パート社員についても、契約期間の有無に応じて同じ点を検討します。

【関連記事】雇い止めとは？解雇や契約満了との違い、無効になる基準や会社都合の条件を解説

能力不足を理由とした退職勧奨を弁護士へ相談すべき理由

能力不足を理由とした退職勧奨を弁護士へ相談すべき理由は、主に以下4つです。

退職強要・不当解雇にあたるリスクを事前に判断できる 改善指導や証拠収集を含む適切な手順を設計できる 提示条件や退職合意書の内容を確認してもらえる 労働組合との団体交渉や労働審判・訴訟にも対応してもらえる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

退職強要・不当解雇にあたるリスクを事前に判断できる

弁護士は、能力不足を示す資料・指導の経過・就業規則などを確認し、退職勧奨が退職強要と評価されるリスクを検討します。

また、退職勧奨が不成立になった場合に、解雇へ進める状況かどうかも相談可能です。

問題が起きてから対応するより、最初の面談前に相談したほうが、不適切な発言や手続きの不足を防ぎやすくなるでしょう。

【関連記事】【企業側】労働問題を弁護士に相談すべき理由と費用相場と選び方！弁護士選びに役立つチェックリスト付き！

改善指導や証拠収集を含む適切な手順を設計できる

能力不足を理由とする対応では、どの程度の指導期間を設け、どの資料を残すべきかが事案ごとに異なります。

その点、弁護士へ相談すれば、従業員の職務、勤続年数、会社の規模などを踏まえ、改善計画や面談記録の作り方を検討してもらえます。

配置転換や降格をおこなう場合も、契約や就業規則上の根拠、賃金への影響を確認できるため、別の労務トラブルを防ぎやすくなるでしょう。

提示条件や退職合意書の内容を確認してもらえる

退職日、解決金、有給休暇、離職理由などの条件は、退職後の紛争を左右します。

これらを弁護士に相談すれば、説明と合意書の内容が食い違っていないか、清算条項が広すぎないかなどを確認できます。

また、従業員側に検討時間を与える方法や、署名時の説明の残し方についても助言を受けられます。

労働組合との団体交渉や労働審判・訴訟にも対応してもらえる

退職勧奨後、従業員が社内外の労働組合へ加入し、団体交渉を申し入れることがあります。正当な理由なく団体交渉を拒否すると、不当労働行為の問題が生じる可能性があります。

その点、弁護士へ依頼すれば、団体交渉の窓口や回答書の作成を任せられます。

退職強要や解雇の有効性が労働審判・訴訟で争われた場合も、記録と法的根拠を整理して対応してもらえるため安心です。

【関連記事】労働審判の弁護士費用は？企業が労働審判への対応を検討する際の弁護士活用とROI最適化のポイントを解説

退職勧奨でお悩みなら企業法務弁護士ナビがおすすめ

能力不足を理由とする退職勧奨について相談できる弁護士を探すなら、「企業法務弁護士ナビ」を活用しましょう。

企業法務弁護士ナビでは、地域や相談分野から、労働問題を取り扱う弁護士を検索できます。退職勧奨を伝える前に相談すれば、能力不足を示す資料、改善指導の進め方、面談時の説明、退職合意書などを一貫して確認してもらえます。

従業員との関係が悪化してからでは、選べる解決策が限られることがあります。退職勧奨を検討し始めた段階で相談し、自社の状況に合う進め方を確認しましょう。

能力不足を理由とした退職勧奨に関するよくある質問

ここでは、能力不足を理由とする退職勧奨について、企業から寄せられることの多い質問に回答します。

退職勧奨に応じた場合の退職金はどうなりますか？

退職金の有無や金額は、会社の退職金規程と退職合意の内容によって決まります。退職勧奨に応じたからといって、法律上当然に一定額を上乗せしなければならないわけではありません。

ただし、自己都合退職と会社都合の退職で支給率が異なる規程の場合は、どの区分を適用するか確認が必要です。また、合意を得るために通常の退職金とは別に解決金を提示することもありますが、法律上の固定相場はありません。退職金、解決金、未払賃金を区別して合意書へ記載しましょう。

退職勧奨の段階で解雇予告手当は必要ですか？

従業員が自由な意思で退職勧奨に応じ、合意退職する場合、解雇ではないため解雇予告手当は原則として必要ありません。

一方、会社が一方的に解雇する場合は、原則として30日前に予告するか、不足する日数分の平均賃金を解雇予告手当として支払う必要があります。ただし、予告や手当の支払いは手続上の要件であり、支払えば解雇が有効になるわけではありません。

退職勧奨による退職は会社都合になりますか？

会社からの退職勧奨に応じて退職した場合は、原則として、雇用保険上は特定受給資格者に該当する会社都合の離職として扱われます。ただし、従来から恒常的に設けられている早期退職優遇制度への応募などは、この退職勧奨の区分に含まれません。

最終的な離職理由の判定は、会社が離職票に記載した名称だけで決まるものではなく、ハローワークが事実関係を確認しておこないます。

社員が退職勧奨の面談を録音しても問題ありませんか？

面談の当事者である従業員が会話を録音している可能性はあります。録音の証拠能力や違法性は状況により判断されますが、会社としては録音されている前提で、威圧的な発言や事実と異なる説明をしないことが重要です。

録音機器を無理に取り上げたり、録音を理由に不利益に扱ったりすると、新たな紛争につながるおそれがあります。会社側も面談記録を作成し、参加者、時間、説明内容、本人の回答を正確に残しましょう。

さいごに｜対応に迷ったら企業法務に強い弁護士へ相談するのがおすすめ

能力不足を理由に退職勧奨をおこなうことは可能ですが、本人の同意がなければ退職は成立しません。会社は、能力不足の基準と事実を明確にし、指導・研修や配置転換などによる改善の機会を設けたうえで、退職勧奨が必要かを判断することが大切です。

面談では、退職条件を具体的に伝え、十分な検討時間を与えましょう。従業員が拒否した場合は、強引な説得を続けず、雇用を継続する前提の対応へ戻す必要があります。解雇を検討する場合は、退職勧奨とは別に厳しい有効要件を満たさなければなりません。

退職勧奨は、最初の説明や記録の不足が後の紛争に大きく影響します。対応に迷ったら、面談を始める前に企業法務・労働問題に詳しい弁護士へ相談しましょう。