退職勧奨の方法とは？その手順と退職勧奨が違法とならない対策

会社の経営状況や従業員の勤務態度などから、特定の従業員に会社を辞めてもらいたい場合、「退職勧奨」が有効です。ただし、退職勧奨は方法や手順を把握した上で、慎重に行わなければ「パワハラ」「不当解雇」「退職強要」となる可能性があります。

この記事では、退職勧奨の具体的な方法や流れ、違法と判断されないためにはどうしたらよいのかをご紹介します。

退職勧奨の方法と具体的な手順について

ここでは、退職勧奨の方法と具体的な手順について、詳しくご紹介します。

①退職勧奨を行う正当な理由について整理する

退職勧奨とは、会社から従業員に自主退職をお願いすることです。従業員に退職をしてもらえるように働きかけ、自主退職に運ぶのが目的ですが、従業員から「なぜ退職をしないといけないの？」と反発を受けることが想定されます。

そのような事態を避けるためには、従業員に退職勧奨を行う前に、退職を促す正当な理由について整理することが重要です。

「正当な理由」とは

退職勧奨の理由は当然ケースバイケースですし、任意退職を求める理由に限定はありません。

そのため、「なんとなくやめてほしいから」という理由で退職勧奨をすることも理論上は可能です。

しかし、実際に退職を実現するためには理由は具体的かつ明確である必要があると思われます。「この仕事が合っていない」程度の理由では、具体性に欠け、任意の退職を実現することは困難と考えます。

また、あまりに恣意的な理由（例えば上記の「なんとなくやめてほしい」というような理由）で退職勧奨をすることは、それ自体合理性がなく、場合によっては従業員に対するパワーハラスメントに該当すると思われます。

②従業員との面談機会を設ける

退職勧奨における正当な理由を整理できたら、従業員との面談の機会を設けます。

その際注意しなければならないのは、周囲の目です。周囲に知られるような方法で日時を伝えたり、誰の目にも入るような場所で面談したりするのは絶対に避けましょう。

③面談を行う

面談の際は、従業員に対して退職勧奨を行うに至った理由を、資料などを参考に丁寧に説明してください。また、退職勧奨に至るまでには業務改善などの企業努力もしてきたことを示します。具体的には、以下の通りです。

最終的には、従業員が自らの意思で退職届を提出してくれるのが理想です。

退職勧奨を行う際には、1度の面談で従業員に結論を迫らないように注意しましょう。退職させたいあまりに、すぐに結論を出して欲しいとお願いしたり、本人が拒否しているのに執拗に退職を求めたりする行為は「退職強要」になりかねません。

従業員にも生活がありますので、いきなり退職勧奨されても簡単に答えを出せる訳ではありません。十分に考える時間を提供しましょう。労働者側が、一方的な退職勧奨で「辞めさせられた」と感じてしまわないためにも会社側の配慮が問われます。

退職勧奨を成功させるためのポイント

成功させるポイントは、対象の従業員に対して退職に合意してくれた場合の明確なメリットを提示することです。例えば、退職金の割増や特別手当の支給などが挙げられます。

また、会社に居続けることで、希望のポジションに就けないことや、給与アップの見込みがないことなど丁寧にデメリットを伝えてもよいでしょう。成功のために重要なことは、会社側と労働者側の双方が納得のいく合意を目指すことです。

退職勧奨の際に言ってはいけない言葉に注意する

対象の従業員に退職勧奨を行う際には、従業員に言ってはいけない言葉があります。その言葉を言うことで、「退職強要」とみなされてしまいますので注意してください。

たとえば「女性だから」や「産休をとったから」、「育休を取るなら辞めて欲しい」などのパワハラ、マタハラのような発言は、「男女雇用機会均等法」や「育児・介護休業法」に違反する行為となり得ます。

さらに「労働組合の活動に参加しているから」というような理由も、「労働組合法」に違反する可能性があります。従業員とのトラブルに発展させないためにも、説明と発言には十分気をつけましょう。

④雇用関係終了の合意書を作成する

合意が得られたら「雇用関係終了」に関する合意書を作成し、署名押印し終了になります。記載する内容は、各会社で異なりますが基本的には、以下のようなことを明記しましょう。

1. 合意解約が成立する日(実際に退職する日付け)
2. 退職に当たり支払う金額(賃金規定に基づく〇ヶ月分の気賃金を満額支払う　など、相場は３～６ヶ月分)
3. ２を支払う日付
4. 他に支払いがないこと
5. 合意書の内容や存在を一切公開・漏洩しない
6. 合意成立した日付・双方の署名押印

合意書のテンプレートがネット上にもありますが、必ずしもあなたの会社に合ったものではありません。実績を持った弁護士に相談した上、作成してもらいましょう。

退職勧奨を従業員が拒否した場合

会社側が適切な手順を踏んで、退職勧奨を行っても従業員に断わられる場合もあります。どのような条件であれ、合意するか拒否するかは従業員次第です。

相手が拒否しているのにしつこく退職を求めることは退職強要となり、不法行為として損害賠償の対象となり得ます。また、退職勧奨を拒否した従業員を解雇するということも基本的には難しい場合が多いです。解雇には合理的理由及び社会的相当性が必要だからです。

企業労務問題に詳しい弁護士と相談の上で、法律に従った対処が必要になります。

退職勧奨と解雇の違い

解雇と退職勧奨の違いは、解雇が従業員の意思如何に拘わらず労働契約の終了を求める意思表示であるのに対し、退職勧奨は従業員の自主的な退職を促す行為です。

解雇と退職勧奨は似て非なるものであるため、退職勧奨を行う場合は解雇であると誤解されないように発言と説明には気をつける必要があります。

最初は退職勧奨をするつもりでも、話の中で「あなたがなんと言おうとやめてもらう」というような意思を表明すれば、それは解雇と評価されてもやむを得ないといえます。

解雇は法的に許容されるハードルが非常に高いため、従業員から不当解雇であるとの主張を受けないためにも十分気をつけましょう。

退職勧奨が訴訟に発展し慰謝料請求された事例

退職勧奨が実際に訴訟に発展することも十分に考えられます。

ここでは、実際に退職勧奨で損害賠償請求に発展した事例をご紹介します。悪い例として参考にしてみてください。

日本航空事件｜東京高裁 平成24年11月29日判決

この事件は、航空会社の契約社員（客室乗務員）であった原告が、上司から受けた退職勧奨が不法行為にあたるとして当該上司および、会社に対して慰謝料500万円を求めた事例です。違法と判断されたポイントは、主に以下の２点です。

1. 原告の成績が低迷し、それにより上司より退職勧奨を受けた際、自主退職はしない旨を伝えたところ、上司より「いつまでしがみつくつもりなのかなって」「辞めていただくのが筋です」「懲戒免職とかになったほうがいいんですか」などの表現を用いて退職を求めたこと
2. 面談が長時間におよび、社会通念上相当と認められる範囲を逸脱していること

またこれ以外にも「この仕事には、もう無理です。記憶障害であるとか、若年認知症みたいな」などの言動が、違法な退職勧奨であると認定されました。

なお、判決では原告の主張する500万円の慰謝料請求が全面的に認められたわけではなく、長時間の面談が行われた平成21年9月19日以降、被告が長時間面談や執拗な退職勧奨を行っていないことから、20万円が妥当とされました。また、本判決においては上司だけでなく、違法な退職勧奨により使用者である会社も損害賠償を命じられました。

下関商教諭退職勧奨損害賠償請求事件｜1980年7月10日判決

Y市立高校の教員らが、学校長等から2〜3回にわたり退職勧奨をされたがそれに応じなかったところ、計10回以上職務命令として市教育委員への出頭を命じられ、また長時間に渡って勧奨された事例です。

これについて山口地裁下関支部は、本件の退職勧奨は、被勧奨者の自発的な退職意思の形成を促す限度を越え、心理的圧力を加えて退職を強要したものであるとして、数万円の金員と遅延利息の支払いを命じ、広島高裁もこれを支持し、最高裁も追認しました。

まとめ｜退職勧奨をする前に弁護士に相談を！

このように従業員の退職や解雇に関する問題は、会社側がその手順を誤ると、法的リスクが高まります。企業法務に詳しい弁護士に事前相談することで、このようなリスクを軽減できる上に、どのような勧奨がよいのか相談することが可能です。