内容証明郵便は、郵便の差し出し方法の一つです。
普通郵便と異なり、「差出元」「差出先」「発送日」「受取日」について、郵便局が公的に証明してくれるという点が特長です。
内容証明郵便を利用することで、相手に心理的なプレッシャーを与えたり、通知したことを公的に証明することができます。
実際のケースとして取引先に未払い代金を督促する際や、損害賠償を請求する際などに効果的であることが多いようです。
ただし、内容証明郵便を利用する際は、決められた書式に従って作成する必要があるため注意しましょう。
また、「相手が受け取りを拒否して返送される」というケースなども考えられるため、万が一の場合の対応についても知っておくべきでしょう。
この記事では、内容証明郵便の書き方や提出時のポイント、返送時の対応などを解説します。
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内容証明郵便の書き方
この項目では、内容証明郵便の書き方について解説します。
用紙
用紙に関する規定は特にありません。
サイズや枚数なども基本的に自由で、作成方法も手書き、パソコンどちらでも問題ありません。
作成通数
「相手先提出用」のほかに「差出元控え用」「郵便局提出用」も作成しなければならないため、同じ文書を３通作成する必要があります。
書式
字数・行数については、縦書き・横書きそれぞれで規定が設けられています。
規定字数をオーバーすると郵便局で受け付けてもらえないため、特に注意するべきポイントです。
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縦書き |
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横書き ※以下のうちいずれか1つに該当していること |
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また、内容証明郵便では括弧や単位などの記号を使うことができます。
ただし、記号によっては字数の計算方法がほかと異なるものもあるため、使用する際は「何文字としてカウントするのか」という点に気を付けましょう。
以下は計算方法の一例ですが、さらに詳しく知りたい方は郵便局HPをご覧ください。
- %(１字)
- 『』(１字)
- ㎡(２字)
- ⑨(２字)
- ⑩(３字)
- 損害賠償(４字)
- 損害賠償(５字)
記載項目
内容証明郵便では、以下の項目について記載します。
- 記載日
- 表題
- 通知内容
- 差出先の住所・社名・代表取締役名
- 差出元の住所・社名・代表取締役名
作成例
基本的な構成としては、以下のような形式で作成します。
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平成○○年○月○日 ○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○株式会社 代表取締役 ○○ ○○殿 ○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○株式会社 代表取締役 ○○ ○○
表題 通知内容
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ケース別｜内容証明郵便の雛形
内容証明郵便は、慰謝料・損害賠償請求をする場合や債権回収をする場合など、さまざまな場面で利用されます。
この項目ではケース別の雛形をご紹介します。
不法行為による慰謝料・損害賠償請求をする場合
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平成○○年○月○日 ○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○ ○○ 殿
○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○ ○○ 通知書 貴殿は、私の夫である○○と職場で知り合い、妻子ある身ということを知りながら、平成○○年より週に１度密会を繰り返し、約○○年にわたって不貞関係を続けてきました。 貴殿の行為によって私の結婚生活は破綻し、これによる精神的損害は計り知れません。よって、貴殿に対し、慰謝料として以下の通り請求いたします。 記 金○○円 内訳 慰謝料 ○○万円 |
未払金や売掛金の債権回収をする場合
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平成○○年○月○日 ○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○株式会社 代表取締役 ○○ ○○殿
○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○株式会社 代表取締役 ○○ ○○
催告書 弊社が貴社に対して、平成○○年○月○日に納品いたしました弊社商品○○の代金○○万円について、平成○○年○月○日時点で、まだお支払いいただいておりません。 つきましては、本書到達後○○日以内に下記の通りお支払いくださいますよう、催告いたします。万が一、お支払いがない場合は、法的措置も検討させていただきます。 記 商品代金 金○○円 遅延損害金 金○○円
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契約解除の通知をする場合
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平成○○年○月○日 ○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○株式会社 代表取締役 ○○ ○○殿 ○○県○○市○○町○○丁目○○番○○号 ○○株式会社 代表取締役 ○○ ○○
催告書兼通知書 弊社が貴社に対して、平成○○年○月○日に納品いたしました弊社商品○○の代金○○万円について、平成○○年○月○日時点で、まだお支払いいただいておりません。 つきましては、本書到達後○○日以内に下記の通りお支払いくださいますよう、催告いたします。もし、お支払いがない場合は、再度通知することなく、売買契約を解除いたします。 記 商品代金 金○○円 |
内容証明郵便を提出する際のポイント
内容証明郵便を提出する際は、以下の必要書類を持参して郵便窓口に持ち込みます。
なお、対応している郵便局は「集配業務を行っている郵便局・支社が指定する郵便局」に限られるため、提出前に郵便局HPなどで確認しておくとよいでしょう。
- 原本１通、謄本２通
- 差出先と差出元の住所、社名を記載した封筒
- 郵便料金(郵便料金82円＋一般書留料金430円＋内容証明料金430円＝942円)
(オプションサービス：配達証明料金310円・本人限定受取100円・速達280円)
封筒に記載する住所・社名については、本文に記載されている内容と一致していなければならないため、しっかりチェックする必要があります。
また、「相手が文書を受け取った事実を証明したい」という場合は「配達証明」、「確実に相手先本人に配達してもらいたい」という場合は「本人限定受取」など、オプションサービスを利用してもよいでしょう。
内容証明郵便が返送された場合の対応
内容証明郵便は、法律上、受領する義務などはありません。
したがって、相手が受け取りを拒否しても、違法行為として訴えることはできません。
もし発送した内容証明郵便が返送されてきた場合は、以下の対応を取ることが考えられます。
- 特定記録郵便での発送
- 弁護士名義での再送
- 訴訟提起
特定記録郵便では相手先のポストに書類が投函されるため、直接受け渡される内容証明郵便のように、受け取り拒否されることはありません。
また、弁護士名義で内容証明郵便を発送することで、相手が「弁護士から送られてきた書類なのだから、受け取っておかなければ後々問題になるかもしれない」と慎重に対応する可能性もあります。
ただし、それでも反応がない場合や、書面のやり取りだけでは問題解決が望めないような場合は、訴訟提起などの法的手段を選択するべきでしょう。
特に、金銭請求については時効によって請求権が消滅することもあるので、早めに検討してもよいかもしれません。
内容証明郵便の作成を弁護士に相談するメリット
内容証明郵便は誰でも作成することができます。
しかし、少しでも不安のある場合は、外部へ相談した方がよいでしょう。
相談先としては、弁護士、司法書士、行政書士などが挙げられますが、「代理人として手続きの進行や発送後の相手との交渉などを依頼でき、法的トラブルの回避も望める」という点から、弁護士への相談がおすすめです。
特に「発送以降、相手との対応を代理してもらえる」という点は大きなメリットです。
知識・経験のある弁護士に交渉などを任せることによって、問題解決に向けて手続きを有利に進めてもらえることが望めます。
また、訴訟提起など法的手段を選択した場合についてもサポートが受けられます。
相談費用については、あくまで一例ですが、作成に関する相談は３～５万円程度、弁護士名義での作成(発送後の交渉も含む)は10～20万円程度という設定をしているところがあるようです。
より具体的な料金については、実際に事務所へ確認してみましょう。
まとめ
内容証明郵便は、債権回収や慰謝料・損害賠償請求、契約解除の通知などの場面で効果的に働きます。
ただし、書式や記載項目など規定に則って作成する必要があります。
また、受け取りが拒否されるなど、期待通りの結果とならないこともあります。
特に、内容証明郵便に関する知識・経験がない場合は、弁護士に相談するのがおすすめです。
弁護士に相談することで、書式のチェックや記載するべき内容についての相談ができるだけでなく、内容証明郵便自体を弁護士名義で作成することも可能です。
ほかにも、発送後の相手との交渉についてもサポートが受けられるため、「より確実に問題を解決したい」「法的トラブルを回避したい」という場合にはおすすめです。
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