5分で分かる電子契約とは?法律上の有効性・導入メリット・リスク・システム選びの全知識

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電子契約とは、当事者が署名・押印の代わりに電子署名または電子サインを施すことにより、データ上で締結された契約です。電子契約の利用は、今後さらに普及していくものと予想されます。電子契約の内容・メリット・システム選びのポイントなどについて弁護士が解説します。
ゆら総合法律事務所
阿部由羅
執筆記事
取引・契約

法律とITの融合を意味する「Legal Tech(リーガルテック)」の一つとして、近年注目を集めているのが「電子契約」です。

 

最近では、ベンチャー企業を中心として、電子契約の利用は急速に普及しつつあります。電子契約には便利な点が非常に多い反面、これまでの紙の契約書による契約実務とは異なる側面があるので、導入時には事前の十分な検討が必要になります。

 

この記事では、電子契約の内容・メリット・システム選びのポイント・注意点などについて、弁護士の視点から解説します。

 

 

この記事に記載の情報は2021年03月05日時点のものです
目次

電子契約とは

電子契約とは、従来から存在した紙で締結する契約とは異なり、ペーパーレス・電子データ上で締結する契約をいいます。まずは、電子契約に関する基礎知識について解説します。

署名押印の代わりに電子署名をする

紙の契約書では、当事者が調印ページに署名や押印を施します。これに対して電子契約では、書名や押印の代わりに電子署名または電子サインを施すことになります。後述のように、電子署名・電子サインの方法による電子契約には数多くのメリットがあることから、大企業・中小企業を問わず多くの企業が採用するに至っています。

電子契約はなぜ認められるのか?

電子契約は、基本的には紙の契約と全く変わるところなく、法的効力を認められます。そもそも、契約の締結形式は当事者の自由です。したがって、契約を締結する際に紙の書面による必要はなく、電子契約も当然に認められます

 

ただし、以下の類型の契約書類などについては書面の作成を省略できないので、完全電子化は認められません。

 

・定期借地契約・定期建物賃貸借契約(借地借家法22条、38条1項)

・宅地建物売買等媒介契約(宅建業法34条の2第1項)

・マンション管理業務委託契約(マンション管理の適正化の推進に関する法律73条1項)

・労働者派遣契約(労働者派遣法26条1項、同施行規則21条3項)

【関連記事】電子契約書の仕組み|導入するメリット・デメリットを解説

電子署名が持つ法律上の意味

電子契約において、電子署名は署名や押印の代わりとしての意味合いを有します。紙の契約書に署名や押印をするのは、文書の成立の真正について推定効を生じさせるためです(民事訴訟法228条4項)。

 

(文書の成立)
第二百二十八条 文書は、その成立が真正であることを証明しなければならない。
2 文書は、その方式及び趣旨により公務員が職務上作成したものと認めるべきときは、真正に成立した公文書と推定する。
3 公文書の成立の真否について疑いがあるときは、裁判所は、職権で、当該官庁又は公署に照会をすることができる。
4 私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
5 第二項及び第三項の規定は、外国の官庁又は公署の作成に係るものと認めるべき文書について準用する。

引用元:民事訴訟法228条4項

 

つまり署名や押印によって、締結された契約の法的効力を覆される可能性が低くなるのです。そして電子署名についても、神の契約書に対する署名押印と同様に、文書の成立の真正を推定させる効力が認められています(電子署名法3条)。

 

第二章 電磁的記録の真正な成立の推定
第三条 電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

引用元:電子署名法3条

 

ただし、電子署名が文書の成立の真正を推定させるには、「これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る」という要件があります(固有性の要件)。固有性の要件を満たしているかどうかは、システムやサービス全体のセキュリティの内容から総合的に判断されます。

 

固有性の要件を満たす例としては、電子署名を行うために本人による二段階認証を経る必要がある場合などが考えられます。

参考:経済産業省|利用者の指示に基づきサービス提供事業者自身の署名鍵により暗号化等を行う電子契約サービスに関するQ&A(電子署名法2条1項に関するQ&A)

電子契約に適用される法律の例

電子契約に関するルールや制度を定めている法律の代表例を紹介します。

電子署名法

電子署名法は、正式名称を「電子署名及び認証業務に関する法律」といい、電子署名に関するルールなどを定めています。

電子委任状の普及の促進に関する法律

会社では、代表者の代わりに従業員に契約締結を任せる場合もあります。その場合、会社から従業員に対する委任状を発行して相手方に示すことが必要になりますが、その際委任状を電子化できると便利です。

 

電子委任状の普及の促進に関する法律では、契約当事者の間に立って電子委任状の提示業務を行う業者に対する認定制度を定めています。

商業登記法

商業登記法12条の2では電子認証制度が定められており、法務局が電子認証局となって、商業登記情報に基づいて会社に関する一定の事項を証明してくれます。契約締結に際しては、その前提として会社の成立・存続や締結権限などに関するエビデンスを相手方に対して提示することが実務上求められます(corporate capacity check)。

 

法務局による電子認定制度は、corporate capacity checkを電子上でスムーズに行うことのできる方法として、さらなる普及が期待されています。

【関連記事】電子契約に関わる3つの法律と概要|法的効力・法律上の注意点などについて解説

電子契約が真正かどうかの検証は電子証明書とタイムスタンプで行う

電子契約が真正に成立したかどうかを確かめる方法としては、「電子証明書」と「タイムスタンプ」が代表的とされています。電子証明書とは、電子署名が契約当事者本人により施されたことを示すもので、法務局などの第三者機関である認証局が発行します。

 

タイムスタンプとは、タイムスタンプの日時以降契約書データが改ざんされていないことを示すもので、第三者機関によって付与されます。

電子署名は「電子サイン」でも代用可能

電子契約に関する実務上、契約締結の際には電子署名ではなく、「電子サイン」で代用する例もよく見られます。電子サインとは、電子署名法上の推定効を生じさせる要件を満たさない、契約締結に関する意思表示の措置をいいます。

 

電子署名を用いて契約を締結する場合、第三者機関である認証局による電子証明書の発行などが必要になるため、契約締結手続きがやや煩雑になります。この点電子サインであれば、より簡易的な方法により契約締結が行えるというメリットがあります。

 

しかし、電子サインは簡単に導入できる一方で、文書の成立の真正が推定されません。そのため、電子署名を用いて契約を締結する場合よりも、契約書としての証拠力は弱くなってしまうので注意が必要です。

 

電子契約で契約締結をする7つのメリット

紙の契約書に代えて電子契約を締結することには、さまざまなメリットがあります。

契約書の管理が容易になる

電子契約を締結すれば、契約書をデータベース上で管理することが可能になります。データベース上で管理された電子契約は、文書検索も容易ですので、内容面での管理もしやすくなります。また、物理的な保管スペースも必要ありませんし、バックアップを取っておけば紛失リスクを防ぐことも可能です。

リモートで契約を締結できる

電子契約では、当事者同士が対面で契約締結を行う必要がありません。基本的にはメールやクラウドベースで契約書のやり取りを行った後、締結作業についても完全オンラインで完結することが可能です。

 

したがって、契約書の電子化は交通費・移動時間の節約になり、業務の効率化へと繋がります。さらに、最近は新型コロナウイルスへの感染防止の要請も高まっているところ、対面不要の電子契約は感染防止対策にも効果的といえるでしょう。

即時に契約を締結できる

対面や郵便により契約書をやり取りする場合に比べると、電子契約の場合、契約交渉がまとまったらスムーズに契約締結のステップへと移行できます。そのため、契約締結までのタイムラグが少ないというメリットがあります。

営業秘密の流出抑止に繋がる

物理的に紙の契約書を管理しておくよりも、アクセス権やパスワードを組み合わせて電子契約を管理する方が、従業員による営業秘密などの情報漏洩への抑止力が高いことが指摘されています。電子契約では、ファイルの送信やアクセスの履歴をトレースすることができます。

 

つまり、仮に営業秘密などの情報漏洩が発生した場合、誰の責任であるのかを突き止めることが比較的容易なのです。このような電子契約の機能により、従業員が不当に情報漏洩を発生することを牽制する効果があります。

契約締結手続きについての心配事が減る

電子契約サービスを利用して電子契約の締結を行えば、契約の締結に必要なプロセスは、システム上での自動処理によって行われます。したがって、当事者が契約締結のロジ回りを過度に心配する必要がなくなるメリットがあります。

印紙税が不要

紙の契約書の場合、契約の内容に応じて、原本に収入印紙を貼付する必要があります。貼付せずとも契約自体は有効ですが、税務調査で印紙が貼付されていない契約書原本が発見された場合、3倍の過怠税を徴収されてしまうので注意が必要です(印紙税法20条1項)。

 

(印紙納付に係る不納税額があつた場合の過怠税の徴収)
第二十条 第八条第一項の規定により印紙税を納付すべき課税文書の作成者が同項の規定により納付すべき印紙税を当該課税文書の作成の時までに納付しなかつた場合には、当該印紙税の納税地の所轄税務署長は、当該課税文書の作成者から、当該納付しなかつた印紙税の額とその二倍に相当する金額との合計額に相当する過怠税を徴収する。

引用元:印紙税法20条

 

この点電子契約の場合、文書ではなく電子データに過ぎないため、印紙税の課税対象となりません。特に印紙税が課税される契約を日常的に締結する企業にとっては、長期的に見れば、電子契約を導入するコストよりも印紙税節約のメリットが上回ることも考えられるでしょう。

電子契約は相手方にとっても便利

上記で解説した各メリットは、契約締結の相手方にとっても当てはまります。そのため、電子契約に抵抗がない相手方であれば、紙よりも電子契約の方が喜ばれることが多いでしょう。

 

契約書の電子化の流れは今後も加速するものと考えら得ますので、電子契約に対応可能な態勢を築いておくことは、取引先との良好な関係作りに役立つ可能性があります。

 

電子契約のデメリット

電子契約には多くのメリットがある一方で、紙の契約書の場合とは異なるデメリットが存在します。実際に電子契約を実務上取り入れる際には、以下のデメリットに留意して、オペレーション上の問題が発生しないように努めることが肝要です。

契約締結権限について疑義が生じやすい

電子契約は、オンライン・非対面で締結されますので、相手方において誰が締結に関する操作を行ったかを直接確認することはできません。仮に契約締結権限がない従業員が勝手に締結処理をしてしまい、後で相手方の代表者などから異論を唱えられた場合、法的な紛争に発展してしまう可能性もあります。

 

このように、電子契約を締結する際には、契約締結権限について疑義が生じやすいという問題があります。この問題を解決するためには、

 

・電子署名法上の電子署名を利用する

・電子認証制度に基づき、法務局から電子証明書を取得する

・契約締結状況に関するエビデンスの提出を求める

・相手方から契約締結権限に係る表明保証を受ける

 

などの方法により、権限ある者によって締結処理が行われたことが非対面であっても確認できるようにしておくことが必要です。

過失・サイバー攻撃などによる情報流出の危険がある

電子契約のファイルを管理するに当たっては、アクセス権やパスワードの設定を適切に行ったうえで、ウイルス対策ソフトの導入などのセキュリティ対策を万全に施しておかなければなりません。

 

もしこれらの設定・対策がおろそかになっている場合、従業員が誤ってファイルを第三者に送信してしまったり、サイバー攻撃などにより情報漏洩が生じてしまったりするリスクがあります。電子契約を導入する際には、会社のシステム面でのセキュリティ強化をセットで行う必要があるといえるでしょう。

 

電子契約システムを導入する際の流れ

電子契約を導入する際には、電子契約の取扱いに関するルールを社内で整える必要があります。また、自社のニーズに合わせた電子契約サービスを選択することも重要です。以下では、それぞれのステップに関して留意すべきポイントを解説します。

電子契約の取扱いルールを社内で決める

電子契約の取扱い方法については、社内規程を新たに作成してルールを明文化しておくことが望ましいでしょう。具体的に決めておくべき電子契約の取扱いルールの例としては、以下のものが考えられます。

 

  • どの種類の契約書を電子化するか
  • 電子契約を管理するための方法(保管先フォルダ・アクセス権など)
  • 電子署名を取り扱う担当者を誰にするか
  • 電子契約の締結に関する社内の意思決定フロー など

 

電子契約に関する社内規程を新たに作成する際には、電子契約に関して懸念される事項に対する対応を網羅的に盛り込む必要があるほか、他の社内規程との整合性を取る必要もあります。そのためかなり緻密な作業が要求されますので、『弁護士に作成・レビューを依頼』するのが安心です。

導入する電子契約サービスを選ぶ

電子契約の締結は、電子契約サービスを通じて行うことがスムーズです。法律上は、電子契約サービスを通さずに、自社で契約締結システムを構築して対応することも可能です。しかし、これから新たに電子契約を導入しようとする企業にとっては、最初から自社でシステムを構築するのはハードルが高いでしょう。

 

そのため、まずは電子契約サービスの利用を検討することになります。電子契約サービスには、提供する業者ごとにさまざまな種類のものがあります。当然、自社のニーズに合わせてサービスを選ぶ必要がありますが、その際には以下の観点に留意すると良いでしょう。

電子署名型か電子サイン型か

電子契約を締結する際には、電子署名法上の電子署名を施すか、あるいは電子サインで済ませるかが一つの大きな分かれ目となります。電子署名を施した電子契約は、契約内容に関する証拠力が高く認められる一方で、導入コストが高い・契約締結手続きの手間が少し増えるというデメリットがあります。

 

これに対して電子サインは簡易・安価ですが、文書の真正な成立が推定されないので、証拠力の点では電子署名に劣ります。上記のメリット・デメリットを考慮すると、取引金額の大きい重要な契約を電子化の対象にする場合は、電子署名型のサービスを選択するのが望ましいでしょう。

 

これに対して、まずは簡易的な書面・契約書から電子化を進めるという場合には、電子サイン型のサービスを導入する方がコスト・手間の面から有利です。電子署名型・電子サイン型の電子契約サービスとしては、現時点で以下のサービスなどがリリースされています。

 

◎電子署名型

◎電子サイン型

◎両方に対応

個々のサービスが電子署名法上の電子署名を提供しているかどうかについては、実際にサービスを導入する前に、運営会社に法的な整理を確認しましょう。

費用・システム利用料

電子契約サービスは月額制の場合が多いですが、1か月あたり5000円前後から数万円程度のものまで幅があります。一般的に電子署名型の方が、電子サイン型よりも費用が高額になる傾向にあります。また、それ以外の機能がどの程度充実しているかについても、費用額に影響してきます。

 

最初に電子契約サービスを導入する際には、費用と機能との兼ね合いを考えてサービスを選択する必要があるでしょう。

機能面

電子契約サービスには、単に契約締結のプロセスをサポートするにとどまらず、それ以外にも契約書の作成や管理に関する機能を提供しているものがあります。

 

たとえば、

 

・テンプレートの登録

・クラウド上で契約書を管理するためのストレージ(容量)

・クラウド上での編集機能

 

などが一例として挙げられます。これらの機能を有効に活用すれば、契約実務を大幅に効率化できる可能性があるでしょう。

 

ただし、機能が充実していればいるほど、月額の費用は高額になる傾向にあります。最初の導入の段階では基本サービスだけでスタートして、電子契約のメリットが感じられたら徐々に機能を拡充していくなど、自社のニーズに合った落としどころを探りましょう。

 

実際に電子契約を締結する際のフロー

電子契約サービスを通じて、実際に電子契約を締結する際の流れを解説します。なお、細かい手順はサービスによって違いがありますので、詳しくは各サービスの公式HPなどをご参照ください。

契約交渉を行う

契約締結前に契約交渉を行う必要がある点は、紙の契約書を締結する場合と同様です。契約交渉はメールのやり取りを通じて行うことが多いですが、電子契約サービスにおけるクラウド編集機能を利用して行われる場合もあります。

電子契約サービスを通じて完成版の契約書を相手方に送信する

電子契約に関する契約交渉がまとまり、契約書の内容が決定したら、契約締結のプロセスへと移行します。電子契約を締結する際には、契約交渉の末に固まった完成版の契約書ファイルに自社の電子署名(または電子サイン)を付したうえで、電子契約サービスを通じて相手方に送信します。

相手方が必要事項を入力・送信すれば締結完了

電子契約サービス上で送信された契約書ファイルにおいて、相手方が必要事項を入力して契約内容に同意すると、その時点で自動的に電子署名(または電子サイン)が施されて契約締結が完了します。

社内ルールに従って締結済みの電子契約を管理する

締結された電子契約書は、社内のサーバーやクラウド上において、社内規程に従って厳正に管理する必要があります。電子契約の管理方法など、セキュリティ面がずさんな場合には、情報漏洩リスクが生じてしまうので注意が必要です。

 

電子契約を締結する際の注意点は?

すでに解説した電子契約のデメリットとも関連しますが、電子契約を実際に締結する際には以下に掲げる注意点を踏まえたうえで、社内において適切な対応策を検討しておきましょう。

情報セキュリティを強化しておく必要がある

サイバー攻撃などで電子契約のデータが流出してしまうと、重要な取引に関する情報の漏えいに繋がります。こうした事態が発生しないように、ウイルス対策ソフト導入の徹底や、アクセス権・パスワードに関する社内ルールの整備などの対策が必要です。

社内におけるフローの構築に時間がかかる

電子契約を新たに導入する場合、これまでとは異なるシステムを導入することになるので、オペレーション上の手順などを細部まで確認しておく必要があります。特に規模の大きい会社では、検討開始から実際の導入までの間に、稟議手続きなどとの関係でかなりの時間がかかってしまうことも多いでしょう。

 

そのため、電子契約の導入をスムーズに進めたいと考える場合は、できるだけ早期に検討を開始することが重要になります。

 

電子契約の締結・管理・システムの導入時は弁護士に相談を

電子契約は、従来型の紙の契約書と同様に、「契約」という重要な法律関係を規定するものになります。そのため、電子契約のシステムを導入する際には、契約締結の法的な有効性を確実に担保することが大切です。

契約締結権限・電子契約システムの法的有効性をチェックできる

特に相手方の契約締結権限を確認することに関しては、何らかの有効な方法を導入しておく必要があります。

 

たとえば電子署名を利用する方法が考えられますが、利用を検討している電子契約サービスが電子署名の要件を満たしているのかが法的な問題点として挙げられます。それ以外の方法を採用するにしても、法的な観点から十分な確認が行われているといえるのかどうかについては、弁護士の視点からチェックを受けることをお勧めいたします

電子契約書に関する情報セキュリティ面の留意点もアドバイス可能

また、電子契約書に関する情報セキュリティ面の不安を払しょくするためにも、弁護士に相談することは有効です。電子契約に詳しい弁護士であれば、情報セキュリティ面での留意点についてもアドバイスをしてくれます。

危機管理を専門的に取り扱う

情報流出時のリスクを考慮して社内の危機管理体制を整備したい場合や、実際に電子契約の情報流出が発生してしまった場合には、弁護士に助言・対応を依頼すると良いでしょう。

 

まとめ

電子契約は、契約実務の新しい形として、近年急速に普及・発展を遂げています。しかし、契約締結の有効性や情報セキュリティの問題など課題もあるため、導入する企業において適切な対策を施すことが求められます。

 

今後も電子契約の普及率はさらに向上するものと考えられるので、契約実務の最先端にキャッチアップするためにも、企業はできるだけ早期の導入実現を目指すことをお勧めいたします。

 

電子契約の導入に関して、法的な懸念点がある企業担当者の方は、電子契約に詳しい弁護士に一度ご相談ください。

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