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企業法務の用語集
社内公募制度・社内FA制度とは、社員本人の希望を起点に、社内で新しい職務や部署への異動機会を提供する人事制度です。社内公募制度では部署が募集するポストへ社員が応募し、社内FA制度では社員が自分の経歴・能力・希望を示して、受入れを希望する部署へ働きかけます。
厚生労働省の資料では、社内公募制度を、会社が必要とするポストや職種の要件を社内へ公開し、応募者から必要な人材を選抜する仕組みと説明しています。募集部署が先にポストを示すため、「ポスト起点」の制度といえます。
社内FA制度では、社員が自身の経歴、能力、希望する職種・職務を登録し、その情報を見た部署が面接や選考を行います。社員が先に自分の希望や強みを示すため、「社員起点」の制度です。
名称や運用方法に法令上の統一定義はありません。企業によっては社内FA制度を社内公募制度の一種として扱ったり、両方をまとめて「社内ポスティング制度」と呼んだりします。制度名ではなく、応募資格、選考主体、異動の決定権、所属長への通知時期を確認することが大切です。
社員にとっては、退職せずに希望する仕事へ挑戦できることが大きな利点です。これまでの経験を棚卸しし、必要な知識や技能を考える機会にもなります。希望がすぐに実現しなくても、キャリア面談や研修と組み合わせれば、次の応募に向けた育成計画を立てやすくなります。
企業にとっては、社内にいる人材の能力や意向を把握し、組織内で人材を再配置できます。募集部署は、社風や業務の進め方を理解している社員を選考できます。社外採用だけに頼らずに欠員や新規ポストへ対応できる点も利点です。
ただし、制度を導入すれば必ず意欲や定着率が上がるとは限りません。選考理由が不透明であったり、応募したことで不利益を受けたりすれば、社員は制度を利用しなくなります。応募後のフォローや異動元部署の引継ぎまで含めて運用する必要があります。
厚生労働省は、企業がキャリアコンサルティング面談とキャリア研修などを組み合わせ、従業員の主体的なキャリア形成を支援する取組みとして「セルフ・キャリアドック」を案内しています。社内公募やFA制度を単独で設けるだけでなく、面談、学び直し、異動後の支援とつなげると活用しやすくなります。
参考:厚生労働省|企業・学校等においてキャリア形成支援に取り組みたい方へ
制度を継続して運用するには、応募者、募集部署、異動元部署、人事部の役割を文書で明確にします。少なくとも次の項目を定めておきましょう。
応募資格を厳しくしすぎると利用できる社員が限られ、緩すぎると選考や引継ぎの負担が増えます。勤続年数や現部署での在籍期間を要件にする場合は、制度目的との関係を説明できる内容にします。
応募の秘密をどこまで守るかも重要です。応募時点では所属長へ知らせず、最終選考や異動決定の段階で通知する設計もあります。一方、引継ぎや要員補充には準備期間が必要です。応募者保護と業務継続の両方を考え、通知時期と閲覧権限を具体化してください。
参考:厚生労働省|LINEヤフー株式会社―職場における学び・学び直し促進ガイドライン事例
社内公募やFAへの応募は、直ちに異動を確定させる意思表示とは限りません。応募要項に、誰が異動を決定するのか、募集部署との合意だけで成立するのか、人事部の承認が必要かを明記します。内定後に募集を取り消す場合や、社員が応募を撤回する場合の扱いも決めておくと、認識のずれを防げます。
異動によって職種、勤務地、勤務時間、賃金などが変わる場合は、労働契約や就業規則との整合性を確認します。職種や勤務地を限定する合意があるときは、会社がその合意に反する配置転換を本人の個別同意なく命じる権限を持たないと判断されることがあります。また、配置転換命令に業務上の必要性がない場合、不当な目的・動機がある場合、労働者へ通常甘受すべき程度を著しく超える不利益を負わせる場合などは、権利濫用と判断される可能性があります。
社内選考では、募集職務に必要な経験、知識、技能、行動などを基準として評価します。性別を理由に応募を拒否したり、配置や職種変更で差別的に取り扱ったりすることは、男女雇用機会均等法第6条に抵触します。年齢、障害、育児・介護の状況などについても、関連法令と制度目的を踏まえて扱わなければなりません。
応募書類、面接記録、保有資格、人事評価、異動希望などには個人情報が含まれます。閲覧できる担当者を必要な範囲に絞り、利用目的、保存期間、削除方法、選考担当者による持出しの禁止を定めます。人事システムを外部事業者へ委託する場合は、委託先の選定、契約、取扱状況の把握も必要です。
不採用の事実や応募先が現在の上司や同僚へ不必要に広がると、報復的な評価や職場関係の悪化につながりかねません。人事部はアクセスログや選考記録を残し、情報漏えいと不利益取扱いに対応できる体制を整えましょう。
参考:個人情報保護委員会|個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)
併用できます。空いているポストを募集する社内公募と、社員が中長期の希望を登録する社内FAを組み合わせる方法があります。応募・登録した情報の利用範囲と異動決定の手順は分けて明示してください。
制度上のルールによります。ただし、上司の裁量だけで応募や異動を妨げられる設計では利用が進みにくくなります。例外的に延期を認める場合は、重大な業務上の事情、延期できる期間、最終判断者を定めておくとよいでしょう。
法律上一律に詳細な理由説明が義務づけられているわけではありませんが、選考基準に沿ったフィードバックを行うと、次に必要な経験や技能を示せます。ほかの応募者の情報や選考担当者の個人情報を開示しないよう注意してください。
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